พวกเราเรียนรู้เทคนิคการบริหารกันหลากหลายชนิดในปัจจุบันจนบางครั้งมีคำถามขึ้นมาว่า แล้วที่แท้จริงการบริหารคืออะไร

ผู้เขียนขอยกโมเดล “ตั้งม้า” หรือ มวยหลักที่นักบริหารทุกคนควรมีอยู่เป็นพื้นฐาน มิใช่รำมวยท่าดูพิสดารดีแต่กระบวนท่าหลักกลับไม่รู้จักหรือไม่เชี่ยวชาญพอ ความแข็งแกร่งของมวยก็คงจะอ่อนลงไป โมเดลนี้คือกระบวนการบริหาร (Management Process) POLC หรือ การวางแผน (Planning), การจัดองค์กร (Organizing), การนำ (Leading) และการควบคุมให้เป็นไปตามแผน (Controlling)  

เมื่อก่อนยี่สิบสามสิบปีที่แล้วเป็นสูตรอื่นที่ยาวกว่านี้ ไม่ว่าจะเป็น POSCORB, POSDC หรืออะไรก็ตาม สมัยนี้ก็พยายามทำให้สั้นขึ้นเหลือแต่ตัวเด็ดๆที่ไม่มีไม่ได้ เริ่มตั้งแต่การวางแผน (Planning) ยุคนี้คนเริ่มตระหนักกันดีแล้วว่าการที่เราจะทำงานอะไรให้สำเร็จลุล่วงนั้น การวางแผนหรือการกำหนดว่าเราจะไปทางไหน ไปที่ไหนอย่างไรนั้นเป็นเรื่องสำคัญ  “เราไม่วางแผนได้มั้ย” สมมติว่าเราทำงานไปวันวันไม่วางแผน ไม่มีเป้าหมาย ตื่นมาก็ทำงานไปเรื่อยๆ สมมติว่าเป็นผู้จัดการแผนกบุคคล ไม่มีแผนล่ะ แผนกไหนต้องการคนเดี๋ยวเขามาบอกเอง เราก็ไปโฆษณาหาคนให้ แล้วก็คัดเลือกมา เข้ามาอยู่เราก็จ่ายเงินเดือน ให้สวัสดิการตามปกติ “ไม่มีแผนก็อยู่ได้นี่คะอาจารย์” ถูกค่ะถูกอยู่ได้ คำถามคือว่า ทำให้ดีกว่านี้ได้หรือไม่ล่ะ เคยเห็นมั้ยว่าบางองค์กรที่ไม่มีการวางแผนกำลังคน ว่าเมื่อไหร่ควรหาเตรียมไว้ก่อน เมื่อไหร่ควรจะต้องหยุดรับคน พอถึงช่วงที่การขายเฟื่องฟูอยากได้คนมาทำงานเพิ่ม ก็หาไม่ทัน ได้มาก็ถูไถไปก่อนไม่ได้คุณภาพอย่างที่เราเคยคัดเลือกมาได้ยามปกติ หรือพอไม่วางแผนดีดี บางงานบางหน่วยที่ในอนาคตอาจงานน้อยลงหรือเลิกทำ เราไม่ได้วางแผนไว้ล่วงหน้า พอไม่มีงานจริงๆก็ต้องเชิญออก เสียทั้งเงินเสียทั้งใจ เสียทั้งแรงที่ได้ทุ่มเทสร้างคนมา ถ้าสุดวิสัยจริงๆเกินการวางแผนก็ว่าไปอย่าง แต่ถ้าเกิดจากการที่ไม่ได้คิดล่วงหน้าให้ดีพอ ส่วนนี้ก็เป็นความน่าสงสารของคนในองค์กรนั้นๆ แทนที่ถ้าคาดการณ์ล่วงหน้าว่าแผนกนี้อีกหน่อยคงไม่มีแน่ เราก็จะได้เลิกรับคนเพิ่มในแผนกนั้น เริ่มเตรียมความพร้อมคนในแผนกนั้นให้ทำงานอื่นๆเป็น เพื่อจะได้ย้ายแผนกได้ หรือแม้แต่กระทั่งเตรียมช่วยให้เขาหางานใหม่ได้ในกรณีที่ไม่สามารถย้ายใน องค์กรได้จริงๆ เหล่านี้ทำให้ดีขึ้นได้จากการวางแผนที่ดี ใน วันนี้มีหลายองค์กรที่ใช้ระบบการจัดการหลากหลายยี่ห้อมาช่วยให้มีการตั้งเป้าหมายที่ดีขึ้น ชัดเจนขึ้น สอดคล้องกับกลยุทธ์องค์กรมากขึ้นไม่ว่าจะเป็น KPI: Key Performance Indicator (ดัชนี้ชี้วัด), Balance Scorecard, เก่าหน่อยก็ MBO (Management by Objective) ฯลฯ หรือบางที่ก็เรียกว่า “เป้า” นั่นแหล่ะค่ะ ไม่ว่าจะวัดได้ชัดเจนเป็นตัวเลขหรือว่าเป็นเชิงคุณภาพ ปัจจุบันก็มีเทคนิคมากมายที่จะวัดให้ชัดขึ้น เฉพาะเจาะจงขึ้น เป้าที่ตั้งก็เป็นจริงมากขึ้น การตั้งเป้าจะให้ดีก็เริ่มให้มีส่วนร่วมของพนักงานในการตั้งเป้าหมายร่วมกัน เพิ่มขึ้น เพื่อให้รู้สึกร่วมกัน ว่านี่เป็นเป้าของพวกเรานะ เราตั้งมาด้วยกัน ช่วยกันคิด ช่วยกันสร้างจนไปถึงเป้านะ การจัดองค์กร (Organizing) หรือการจัดโครงสร้างองค์กร การใส่คนเข้าในองค์กร เข้าในหน่วยงานต่างๆ เป็นเรื่องที่ไม่ได้ทำกันบ่อยๆเหมือนงานอื่นๆ แต่ก็สำคัญไม่ใช่น้อย จะจัดให้องค์กรของเรามีลักษณะแบนราบเพื่อให้สื่อสารกันได้ทั่วถึงรวดเร็ว หรือให้สูงๆหน่อย คนในองค์กรจะได้มีการควบคุมที่เข้มขึ้น มีบันไดในการไต่เต้าหลายขั้นขึ้น ก็แล้วแต่ออกแบบกัน สำหรับผู้บริหารทั่วไปส่วนนี้บางทีเราก็ไม่ได้มีส่วนในการจัดการ  Leading หรือการนำให้คนของเราทำงานบรรลุเป้าหมายหรือไปสู่แผนที่วางไว้นั้น เมื่อก่อนเราเรียนก็เป็น Directing หรือ การอำนวยการให้เป็นไปตามแผน จริงๆก็ยังเป็นอย่างนั้นอยู่ เพียงแต่ว่าเราเน้นให้เห็นชัดกันไปอีกว่า การอำนวยการให้เป็นไปตามแผนนั้น ถ้าจะให้ได้ผลจริงๆนั้น การสั่งการแบบเดิมๆคงยากขึ้นเรื่อยๆ คนยุคที่เราสั่งเขาได้ปัจจุบันก็อายุมากขึ้นมากขึ้น หรือไม่ก็อยู่ในตำแหน่งที่สั่งไม่ค่อยได้แล้ว ส่วนเด็กจบใหม่ยุคนี้ก็ดูจะสั่งไม่ค่อยได้ซะด้วย เขามีความคิดเป็นของตัวเองมากขึ้น มีความเชื่อมั่นในตัวเองมากขึ้น ตอนนี้ไม่ได้คุยว่ารุ่นไหนดีกว่ารุ่นไหนนะคะ เราดูกันว่าแต่ละรุ่นเป็นอย่างไรโดยรวมเพื่อการบริหารของเรา พอเห็นภาพเช่นนี้ พวกเราก็คง “คิดว่าแล้วจะสั่งใครล่ะอาจารย์คราวนี้ สั่งตัวเองได้คนเดียวมั้งนี่” J ค่ะ สงสัยจะเป็นอย่างนั้น แต่เราเปลี่ยนจากการสั่งการเป็นการนำ ชี้นำ หรือชักชวนได้นีคะ “น้อง น้องคิดว่าอย่างไรกับงานนี้ น่าสนใจมั้ย อยากลองทำดูมั้ย” “เอ งานนี้ได้น้องทำละดีทีเดียว เราทำเรื่องนี้เก่งไม่ใช่หรือ” ฯลฯ มีวิธีพูดตั้งมากมาย (แต่บนพื้นฐานความจริงนะคะ ไม่อย่างนั้นทำได้หนเดียว พวกไม่เชื่อแล้ว) ตรงส่วนนี้แหละต้องใช้วิธีการมากมาย ตั้งแต่การจูงใจ (Motivation)  การกระจายงาน (Delegation) การโค้ช (Coaching) ฯลฯ  การควบคุมให้เป็นไปตามแผน (Controlling) นี่ก็ถูกถามมากในห้องสัมมนา “ทำไมต้องคุมด้วยอาจารย์ เราก็ทำงานไปเรื่อยๆ ไม่ต้องวัด ไม่ต้องประเมิน ไม่ต้องมาควบคุมกันไม่ดีเหรอ น่าจะสบายใจดีนะ” ถ้าเราไม่มีการการควบคุมตรวจตรา เราก็ไม่ทราบว่าตอนนี้มีอะไรอยู่ อะไรหายไป ทำงานไปถึงไหนแล้ว ที่เคยตั้งเป้าหมายไว้ ถึงหรือยัง หรือหลงทางไปคนละทิศ เกิดเป็นนักบริหารจะวางแผนแล้วนิ่ง ที่เราชอบแซวกันว่า แพลน-นิ่ง นั่นแหล่ะ วางแผนแล้วก็ไม่ได้ตามดูเป็นระยะๆว่าอีกไกลไหมจะถึงเป้า เป้าของปีนี้ ถ้าถึงไตรมาสนี้แล้วควรได้เท่าไหร่แล้ว ถ้ายังห่างไกลควรจะปรับกลยุทธ์อย่างไร ไปทางไหน บางองค์กรที่เคยพบมีแผนวางไว้สวยหรู คิดกันอย่างละเมียดละไม จะมารู้ตัวอีกทีว่าห่างจากแผนเหลือเกินก็ตอนจะมาคิดโบนัสกัน ก็กู่ไม่กลับแล้ว ทำงานเพลินกันไปนิด การควบคุมให้เป็นไปตามแผนนั้น มีตั้งแต่การติดตามงาน (Following up) ตลอดจนถึงการประเมินผล (Evaluation) ซึ่งวันนี้ Performance Management หรือการบริหารผลการปฏิบัติงาน ก็จำเป็นเหลือเกินที่ต้องมาจัดวางระบบการประเมินผลของแต่ละองค์กรให้มีคุณภาพและยุติธรรมกันยิ่งขึ้น และ นี่คือท่ามวยหลักของการบริหาร ซึ่งเมื่อเรามีเป็นพื้นฐานดีแล้ว เราจะรำมวยท่าพิสดารอะไรต่อไปก็ไม่ล้ม ในทางกลับกันถ้าใช้เทคนิคการบริหารยุคใหม่โดยท่ารำหลักไม่แม่นนั้น อาจกลายเป็นเพียงการร่ายรำด้วยท่า แต่ไม่มีกำลังภายในมากพอที่จะต่อสู้อะไรได้จริง เชิญท่านเยี่ยมยุทธ์แสดงฝีมือกันให้สนุกสนาน